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Ref. #:330192-002
Opportunity:Directeur Général
Date Posted:4/25/2018

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Directeur Général

À propos de l’APNQ

L'Association professionnelle des notaires du Québec (APNQ) compte plus de 20 ans d’existence. L’APNQ a un rayonnement provincial et environ 2000 notaires, répartis partout au Québec, en sont membres. Elle est partie prenante du développement de la vie notariale au Québec.

Culture de l’organisation

Mission

La mission de l’APNQ est de défendre et de promouvoir les intérêts socio-économiques de ses membres et de la profession en les amenant à se concerter et en faisant office de représentation auprès des intervenants du milieu. L’APNQ accompagne ses membres en mettant à leur disposition des outils visant à les supporter dans le cadre de la mise en œuvre de l’application et du maintien des bonnes pratiques d’affaires.

Valeurs

L’intégrité, l’éthique et la collaboration.

L’APNQ se caractérise par ses trois piliers fondamentaux d’aide aux notaires :

  • Représentation : Par une saine intervention auprès de tous les acteurs-clés du milieu, elle veille à protéger, maintenir et promouvoir les intérêts socio-économiques des membres et de la profession dans une perspective de prévention.
  • Support : En réactions aux diverses demandes des membres, elle offre en support un service d’assistance et d’accompagnement.
  • Concertation : Elle veille au regroupement, à la concertation et à la mobilisation des notaires du Québec dans une démarche collective et engagée.

Raison d’être

Le directeur général a pour principal mandat d’organiser, de planifier, de diriger, de coordonner et de contrôler les activités, les ressources financières et humaines de l’APNQ en accord avec sa mission, ses valeurs et ses règlements généraux.

Il doit s’assurer de la réalisation et de la mise en œuvre des orientations et des décisions du conseil d’administration et du respect des politiques et des directives administratives. Il travaille en étroite collaboration avec le président du conseil d’administration et les membres des comités sur lesquels il siège. Il doit s’assurer de dispenser des services de qualité aux membres.

Situation hiérarchique

Le directeur général est l’employé du conseil d’administration. Bien qu’il doive travailler en étroite collaboration avec le président du conseil d’administration, il est responsable de la direction générale et de la gestion de l’organisme.

Sous sa direction, on retrouve présentement un juriste, un adjoint administratif et un agent de développement projets spéciaux.

Principales tâches et responsabilités

GESTION - ADMINISTRATION ET FINANCE

Gestion

  • Conseille l'Exécutif et le conseil d'administration sur les démarches futures assurant le bon fonctionnement de l’APNQ.
  • Transmet les recommandations et seconde les membres du conseil dans l'accomplissement de leurs responsabilités.
  • Partage sa vision de la mission avec le conseil d'administration et oriente ce dernier.
  • Établit un code d'éthique et s'assure qu'il soit respecté par les membres du conseil.
  • Est responsable des affaires et des propriétés de l’APNQ.
  • Assure une saine gestion de l’APNQ.
  • Réalise des études et des recherches (ex. : vs lois et règlements).
  • Gère les imprévus et les urgences.

Finance

  • Gère la planification budgétaire et contrôle la situation financière de l’APNQ :
  • Prévisions annuelles en coopération avec le trésorier et le conseil d'administration.
  • Suivis mensuels et justifications des écarts.
  • Comptes payables et les comptes à recevoir.
  • Renouvellement des contributions.
  • Rapports mensuels et annuels requis pour les gouvernements.
  • Demandes d'estimations au besoin.
  • Diverses dépenses et ressources physiques nécessaires aux activités de l’APNQ telles les réparations d'équipements, la papeterie, les fournitures de bureau, les locaux, etc.

Administration

  • Affaires courantes :
  • Reçoit et étudie les nouvelles demandes et les met en application après l'acceptation du conseil.
  • Assure le suivi des différents dossiers (bail, programme d'avantages sociaux et rémunération, etc.).
  • Tient à jour les données informatiques.
  • Voit à la distribution du courrier adressé à un administrateur ou à un membre de l'Exécutif et répond au courrier général de l’APNQ.
  • Supervise l'émission des cartes de membres selon les qualifications prédéterminées, s'il y a lieu.
  • Recueille les revues de presse.
  • Assemblées et réunions:
  • Convoque les membres de façon dynamique et rigoureuse à toutes les activités ou assemblées.
  • Supervise la préparation du rapport annuel.
  • Assiste à toutes les assemblées.
  • Convoque les réunions du conseil et les assemblées urgentes à la demande du président.
  • Rédige les ordres du jour en consultation avec le président et le secrétaire.
  • Participe à la préparation des procès-verbaux et fait le suivi sur les rapports de chaque comité et chaque réunion.

DÉVELOPPEMENT DES AFFAIRES

Plan de développement

  • Voit à l'élaboration, à la mise en oeuvre et au suivi du plan de développement de l’APNQ (objectifs précis, priorités et échéanciers).
  • Assure l'efficience et l'amélioration continue des processus de l'APNQ.
  • Se tient informé du développement dans le milieu et dans le secteur.

Recrutement

  • Assure le développement de la clientèle, sollicite l'adhésion des notaires et fait connaître les avantages d'être membre.
  • Mène une campagne intensive de recrutement pendant une période donnée dans l'année de concert, selon sa volonté, avec un comité (plan avec échéancier).
  • Voit au renouvellement des contributions.

Partenariats

  • Assure le financement de l'APNQ en élaborant divers types de partenariats d'affaires annuels ou occasionnels, soumet ces projets au conseil d'administration pour approbation et conclue les ententes approuvées avec les organisations ou les partenaires visés.

Relations publiques

  • Représente l'APNQ et ses membres dans le milieu et sur le plan provincial auprès des différents paliers gouvernementaux sans faire de déclaration à caractère politique (congrès, table de discussion, etc.).
  • Maintien des relations avec les élus et les hauts dirigeants pour faire valoir les idées et les principes de l'APNQ.
  • Surveille les intérêts des notaires du Québec et de l'APNQ dans les rapports avec les individus, les collectivités et les comités.
  • Remplace le président dans ses fonctions publiques lorsque le vice-président ne peut le faire.
  • Favorise les contacts et entretient de bonnes relations.
  • Fait la promotion de ses membres et de l'APNQ.

Communication

  • Gère les communications internes et externes auprès des médias et des membres en sauvegardant la philosophie et les valeurs de l'APNQ.
  • Fait connaître les réalisations de l'APNQ et les personnes qui les ont assurées.
  • S'assure de la présence de l'APNQ dans le milieu en rédigeant et concevant des publications promotionnelles (bulletin aux membres, répertoire des membres, communiqués de presse, dépliants d'information, etc.).
  • Est à l'écoute des attentes des membres et des occasions d'amélioration de la qualité du service, prend en charge la réponse à leurs besoins et s'assure que les ressources appropriées font le suivi.
  • Organise des tournées provinciales en vue de promouvoir l'APNQ et anime les rencontres.
  • Anime différents événements.
  • Gère le site Internet (mise à jour et évaluation de l'efficacité).

GESTION DES PROGRAMMES D’ACTIVITÉS

Types d'activités

  • Assure la réalisation d'activités d'intérêts répondant aux besoins des membres et reflétant une image à caractère social (exemple : table de concertation (focus group) dans des dossiers d'actualité : identification du problème, recommandations, implication dans les solutions), mais également à caractère économique (exemple : sondage auprès des membres, etc.).

Supervision

  • Coordonne, planifie, organise et réalise les activités de concert avec le comité exécutif ou tout autre comité d'activité.
  • Rencontre et participe à la sélection des conférenciers, animateurs ou intervenants.
  • Tient à jour un dossier de prospects éventuels (conférenciers, animateurs, intervenants, etc.).
  • Accueille les conférenciers, les invités et les représentants des médias lors d'événements.
  • Coordonne les événements spéciaux au besoin (expositions, salons, campagnes d'achats, colloques, etc.).
  • Effectue les post-mortem des événements (succès et recommandations).

Participation des membres

  • Formule et applique les stratégies de communication pour toutes les activités.
  • Facilite le « réseautage » des membres par un accueil chaleureux et les présentations entre eux à chacune des activités (créer un sentiment d'appartenance).
  • Favorise la présence des membres à l'assemblée générale annuelle en misant sur un concept dynamique et créatif.

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Dotation

  • Effectue le recrutement, la sélection, l'embauche, l'évaluation de rendement, les nominations et les congédiements d'employés au besoin.
  • Évalue le rendement individuel du personnel de l’APNQ et du personnel engagé via des programmes gouvernementaux.

Mobilisation

  • Met sur pied un plan de communication auprès des employés (si applicable).
  • Met en valeur le travail des administrateurs et des autres bénévoles.

Coût de main-d'œuvre

  • S'assure de disposer du personnel nécessaire à l'atteinte des objectifs (nombre et compétence) dans le respect du budget disponible.

Relève

  • Gère le développement continu de ses compétences et de celles du personnel (formation).
  • Établit des plans de relève (au besoin).
  • Suggère la formation de comités spéciaux selon les besoins, les supervise avec la personne responsable et simplifie les charges techniques.

Note : Peut être appelé à effectuer d'autres tâches relevant de sa compétence, au besoin, à la demande du conseil d'administration.

Qualifications requises

Formation

  • Baccalauréat en administration ou l’équivalent.
  • Diplôme en droit notarial (DDN) (atout).

Expérience

  • Expérience minimale de 10 ans en gestion, plus particulièrement dans une entreprise de services, association professionnelle dont au moins 5 ans dans des fonctions de cadre supérieur ou de direction générale;
  • Expérience de gestion dans un contexte de repositionnement et de gestion de changement;
  • Expérience en optimisation et amélioration continue des processus;
  • Développeur de projets et bonne vue d’ensemble;
  • Expérience en gestion budgétaire;
  • Expérience en gestion d’équipe;
  • Connaissance de l’environnement normatif applicable;
  • Bonnes connaissances du Code des professions, de la Loi sur le notariat et des divers règlements qui régissent la profession (atout);
  • Compréhension des règles de gouvernance et du concept de reddition de comptes;
  • À l’aise avec les nouvelles technologies de l’information;
  • Bilinguisme – parlé et écrit.

Habiletés et compétences

  • Habiletés de gestion éprouvées : en planification, en administration, en organisation et en contrôle;
  • Vision stratégique et corporative;
  • Visionnaire et compréhension des enjeux;
  • Sens politique;
  • Orienté vers l’action et les résultats;
  • Joueur d’équipe;
  • Leadership;
  • Communication efficace;
  • Habiletés d’influence et de négociation;
  • Professionnalisme et engagement;
  • Relations interpersonnelles;
  • Courage managérial;
  • Excellentes capacités dans l’analyse et le développement d’outils d’optimisation.

Les principaux défis et enjeux du poste à l’APNQ

  • Procéder à un repositionnement de l’organisation suite aux changements importants à venir au niveau de la pratique (ex. : virage numérique);
  • Bâtir une équipe performante et engagée;
  • Gérer de façon rigoureuse et créative l’APNQ afin de maintenir la qualité de service aux membres;
  • Atteindre le niveau d’impact opérationnel et stratégique visé par le poste;
  • Contribuer activement au développement et au rayonnement (visibilité) de l’APNQ;
  • Poursuivre la mise en œuvre des orientations stratégiques;
  • Représenter, avec un haut niveau de professionnalisme, l’APNQ auprès de différentes instances, organismes nationaux et pancanadiens;
  • Bien comprendre les enjeux de l’APNQ dans un contexte où le cadre réglementaire est appelé à changer;
  • Travailler efficacement avec le président du conseil d’administration et le supporter dans la transmission du message.

Raisons de se joindre à l’APNQ

  • Importance de la mission de l’APNQ;
  • Environnement dynamique et stimulant;
  • Impact, autonomie et marge de manœuvre dans l’exécution de ses dossiers;
  • L’ampleur des défis et la diversité des tâches.

Principal contact chez Raymond Chabot Ressources Humaines (RCRH)

Elaine Martineau, Directrice – Groupe Recrutement de cadres – Raymond Chabot Ressources Humaines (RCRH) – Tél. : (514) 393-4766 (direct); martineau.elaine@rcgt.com



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